Läuft dein Unternehmen gut, dann freut sich auch das Finanzamt. Je höher dein Gewinn, desto mehr Einkommensteuer bekommt es von dir. Das Finanzamt möchte aber nicht auf das endgültige Ergebnis warten, sondern will das Geld schon jetzt! Oder zumindest einen Teil davon.
Wie das mit den Vorauszahlungen funktioniert und was du gegen zu hohe Vorauszahlungen machen kannst, das lernst du in diesem Beitrag.
Wie der Name schon verrät, wird dabei die Einkommensteuer (in einer vorab geschätzten Höhe) für das laufende Geschäftsjahr vorausbezahlt; also quasi eine Steuer-Akontozahlung.
Bei Arbeitnehmern in einem Dienstverhältnis gibt es so etwas ähnliches, den Lohnsteuerabzug. Dabei wird vom Arbeitgeber jedes Monat die Steuer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Ausbezahlt wird nur der Nettobezug. Bei Dienstnehmern ist dies deshalb möglich, weil die Lohnverrechnung des Arbeitgebers die Steuer relativ exakt vorausberechnen kann.
Bei Selbstständigen ist das anders. Monatliche Zahlungen der Einkommensteuer gibt es bei ihnen nicht. Den genauen Steuerbetrag weiß der Unternehmer erst, wenn das Geschäftsjahr vorbei ist und aus der Jahresbuchhaltung der Gewinn für die Steuererklärung errechnet wurde. Das kann allerdings von ein paar Monaten bis zu über einem Jahr dauern. Selbstständige wissen also immer erst im Nachhinein, wie viel Steuer zu zahlen ist.
Während dem Arbeitnehmer monatlich die Steuer vom Lohnzettel abgezogen wird, würde der Selbstständige seine Steuern somit erst viel später bezahlen. So lange möchte das Finanzamt aber nicht auf die Steuern warten (auch der Staat braucht Liquidität).
Deswegen gibt es die Einkommensteuervorauszahlung: Das Finanzamt schätzt das Ergebnis des Unternehmens für das laufende Jahr und berechnet auf Basis dieser Schätzung die zu erwartende Einkommensteuer. Der Unternehmer muss dann unterjährig jedes Quartal ein Viertel der voraussichtlichen Einkommensteuer an das Finanzamt zahlen.
Die Zahlungstermine für die Einkommensteuervorauszahlungen sind:
Das Finanzamt schätzt die Einkommensteuer des selbstständigen Installateurs Anton für das Jahr 2021 auf 10.000 Euro und erlässt einen entsprechenden Vorauszahlungsbescheid. Am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November überweist Anton jeweils 2.500 Euro an das Finanzamt (4 x 2.500 Euro).
Im Frühjahr 2022 reicht Anton die Steuererklärung für das Jahr 2021 ein, aus der sich eine endgültige Steuerschuld von 15.000 Euro ergibt. Das Jahr ist somit besser gelaufen, als vom Finanzamt erwartet.
Weil durch die Einkommensteuervorauszahlung bereits 10.000 Euro unterjährig ans Finanzamt vorausbezahlt wurden, muss Anton nur mehr einen Restbetrag von 5.000 Euro nachzahlen.
Variante: Aus der Steuererklärung für das 2021 ergibt sich eine Steuerschuld von 8.000 Euro. Das Geschäftsjahr ist nicht so gut gelaufen, wie erhofft. Da Anton im Laufe des Jahres 2021 durch die Einkommensteuervorauszahlungen bereits 10.000 Euro eingezahlt hat, bekommt er vom Finanzamt 2.000 Euro in Form einer Gutschrift wieder zurück.
Das Finanzamt berechnet die Höhe der Vorauszahlungen auf Basis des Unternehmensgewinns laut letztem Einkommensteuerbescheid.
Der Unternehmer wird durch den sogenannten Vorauszahlungsbescheid darüber informiert, wie viel Steuer für das laufende Jahr vorauszuzahlen ist.
Ist die erwartete Steuer sehr gering (bis zu 300 Euro jährlich), dann wird die Einkommensteuer mit Null festgesetzt.
Bei neu gegründeten Unternehmen gibt es allerdings keine Vorjahreswerte, an denen sich das Finanzamt orientieren kann. Deshalb muss im Betriebseröffnungsfragebogen (=Formular, mit dem man seine Tätigkeit beim Finanzamt meldet) der geschätzte Gewinn der ersten beiden Jahre bekanntgegeben werden. Aufgrund dieser Schätzungen wird vom Finanzamt die Einkommensteuervorauszahlung berechnet und festgesetzt. Mehr zum Betriebseröffnungsfragebogen findest du hier.
Das Finanzamt orientiert sich also bei der Berechnung der Vorauszahlungen am Unternehmensgewinn der Vorjahre. Sollten die Geschäfte im laufenden Jahr allerdings nicht so gut laufen wie in den Jahren zuvor, dann stimmt die Berechnungsbasis des Finanzamts nicht. Die Vorauszahlungen sind dann zu hoch angesetzt und es wird zu viel Einkommensteuer vorausbezahlt.
Die zu viel bezahlte Steuer bekommt man zwar bei der Veranlagung schlussendlich wieder zurück, aber das kann eine Weile dauern. In der Zwischenzeit belasten die zu viel bezahlten Steuern die Liquidität im Unternehmen.
Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit die Einkommensteuer für das laufende Jahr durch einen sogenannten Herabsetzungsantrag anpassen zu lassen.
In diesem formlosen Antrag muss kurz begründet werden, warum mit einem niedrigeren Gewinn zu rechnen ist. Teilweise verlangt das Finanzamt, dass man diese Erwartung auch mit Zahlen nachweist. Zum Beispiel mit einer Aufstellung über die Umsatzentwicklung oder einer Bestätigung über Forderungsausfälle.
Tipp: Der Herabsetzungsantrag kann am schnellsten über Finanz Online gestellt werden.
Damit eine Herabsetzung noch für das laufende Jahr wirkt, muss der Antrag bis spätestens 30. September gestellt werden. Danach kann der Vorauszahlungsbescheid für das laufende Jahr nicht mehr abgeändert werden.
Anton muss laut Vorauszahlungsbescheid für das Jahr 2021 insgesamt 10.000 Euro an Einkommensteuer vorausbezahlen.
Daher sind im Jahr 2021 zu zahlen:
Da Anton im Juli einen wichtigen Kunden verliert, ist für 2021 mit einem niedrigeren Gewinn zu rechnen.
Anton stellt noch im Juli einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen auf 6.000 Euro. Das Finanzamt genehmigt den Herabsetzungsantrag und ändert den Vorauszahlungsbescheid ab, sodass pro Quartal für das Jahr 2021 nur mehr 1.500 Euro (anstatt wie bisher 2.500 Euro) an Vorauszahlungen zu leisten sind.
Die zu viel bezahlte Steuer aus den Vorauszahlungen Februar und Mai in Höhe von jeweils 1.000 Euro wird auf dem Steuerkonto gutgeschrieben.
Hätte Anton den Antrag erst am 1. Oktober gestellt, dann wäre es nicht mehr möglich gewesen die Vorauszahlungen anzupassen. Er hätte die zu viel bezahlte Steuer erst viel später im Zuge der Veranlagung zurückbekommen.
Die Anpassung funktioniert aber auch in die umgekehrte Richtung: Wird im laufenden Geschäftsjahr ein wesentlich höherer Gewinn erwartet, dann sind die Vorauszahlungen womöglich viel zu niedrig angesetzt. Im Falle von zu niedrigen Vorauszahlungen wird es nach Einreichung der Steuererklärung zu einer saftigen Nachzahlung kommen.
Nachzahlungen sind nicht weiter schlimm, wenn genug dafür angespart wurde. In der Praxis erlebe ich es aber leider immer wieder, dass nicht genug für die Nachzahlung zur Seite gelegt wird. Viele Unternehmer haben dann ernste finanzielle Schwierigkeiten, wenn das Finanzamt Nachzahlungen von mehreren Tausend Euro einfordert.
Wer nicht gut darin ist, Geld für Nachzahlungen anzusparen, der kann die Vorauszahlungen für das laufende Jahr (bis zum 30. September) auf einen beliebigen Betrag hinaufsetzen lassen. Durch die höheren Vorauszahlungen wird die zu erwartende Nachzahlung verringert.
Zusammenfassung: Selbstständige Unternehmer müssen bereits während des laufenden Geschäftsjahres Vorauszahlungen für die zu erwartende Einkommensteuer leisten. Die Höhe wird vom Finanzamt auf Basis der Vorjahresergebnisse berechnet.
Ist die Vorauszahlung zu hoch bemessen, dann kann eine Herabsetzung bis zum 30. September des laufenden Jahres beantragt werden. Im Falle von zu niedrigen Einkommensteuervorauszahlungen können die Vorauszahlungsbeträge auch erhöht werden, um eine Nachzahlung zu vermeiden.
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